Dział zaopatrzenia: jego struktura i funkcja

Wiele przedsiębiorstw i organizacji w ich trakciedziałania prowadzą do wniosku o potrzebie stworzenia specjalnej jednostki strukturalnej, zwanej działem zaopatrzenia. Jego głównym zadaniem jest wyszukiwanie i współpraca z dostawcami wysokiej jakości materiałów i surowców, a także zespołem kompetentnych specjalistów zdolnych do organizacji efektywnej pracy w dziale. Przy odpowiednim podejściu, nowa jednostka będzie oczywiście wymagać dodatkowych kosztów i czasu oraz środków finansowych, ale w przyszłości przyniesie znacznie więcej korzyści, ponieważ pomoże zmaksymalizować zyski.

Najważniejszą kwestią jest sam procesutworzenie nowej jednostki, ponieważ konieczne jest jasne określenie celów i zadań, które musi ona wykonywać, a także nakreślenie pewnego zakresu obowiązków i wymagań dotyczących stanowisk. Rekrutacja personelu jest nie mniej trudna. Dział zakupów powinien być kierowany przez inteligentną, towarzyską osobę, która jest w stanie nie tylko podejmować decyzje w jak najkrótszym czasie, ale także indywidualnie, aby znaleźć podejście do każdego kontrahenta. Do obowiązków kierownika należy również tworzenie opisów stanowisk, które są obowiązkowe dla wszystkich pracowników firmy. Dokument ten powinien zawierać prawa i obowiązki personelu, środek odpowiedzialności za dopuszczenie naruszeń lub odstępstwa od harmonogramu pracy. Każdy akapit powinien zawierać jasne informacje, które wszyscy pracownicy mogą zrozumieć.

Specjaliści działu opracowują listęprodukty niezbędne do regularnego uzupełniania zapasów spółki, a następnie poszukiwania kontrahentów. Przy ich wyborze należy budować cele wyznaczone przez departament. Na przykład, jeśli zadaniem przedsiębiorstwa jest obniżenie kosztów gotowych towarów poprzez obniżenie ceny materiałów do zamówień, eksperci szukają surowców o zadowalającej jakości, ale po obniżonej cenie. Praca z dostawcami jest uważana za jeden z najważniejszych momentów, ponieważ dzięki kompetentnym negocjacjom specjalista może uzyskać znaczną zniżkę na produkt, nie musisz więc rezygnować z cech jakościowych. Z powyższego widać, że dział ten naprawdę pomaga obniżyć koszty bez szkody dla samej firmy.

Kiedy tworzysz dział zakupów, szefpowinien podzielić ten proces na kilka oddzielnych etapów lub etapów, z których każdy ma określone zadanie i motywację do działania. Ogólnie można przedstawić cztery etapy:

1. Opisy stanowisk są opracowywane, zatwierdzaneLista pracowników, którzy spełniają kryteria. Instrukcja powinna być tak kompetentna, aby specjalista nie miał jednego pytania o to, co robi firma i jej dział, i jakie są jego obowiązki. Po prostu, w pierwszym etapie, dział jest zorganizowany, to jest rozkład wymagań funkcjonalnych dla każdego pracownika. Struktura wydziału powinna opierać się na racjonalnym przypisywaniu zadań. W najlepszym przypadku należy rozprowadzać wszystkich dostawców, tak aby nie było więcej niż pięciu kontrahentów na pracownika.
2. Planowany system rozwoju pracowników, na przykład, szacuje się trzymać kolejne seminaria lub wysyłając specjalne osiągających kolegom doszkalających.
3. Opracowywany jest system wynagrodzeń pracowniczych dla pracowników,w tym skala taryfowa i system premiowy, który umożliwia jednostkom nagradzanie za sukces w swojej pracy. Różne bonusy i bonusy są silną motywacją do poprawy własnych umiejętności, a dla przedsiębiorstwa służy to jako narzędzie zwiększania wydajności pracy.
4. Ostatnim krokiem powinno być wyróżnienieorganizacja systemu kontroli. Dział Zakupów odnosi się do jednostek, w których obracają się znaczne zasoby pieniężne. Ich zamierzone użycie musi być kontrolowane i regulowane bezbłędnie.
</ ol </ p>